Comment faire parapher ou coter des registres d’assemblées ?

La cotation consiste à numéroter les pages d'un registre dans un ordre continu, afin d'éviter qu'elles puissent être supprimées ou ajoutées après coup.

Le paraphe consiste à apposer une signature abrégée, à une date certaine, sur un registre par une autorité habilitée (greffier du tribunal compétent, maire ou adjoint au maire). Il permet notamment de prévenir les falsifications.

Ces deux formalités visent à garantir l'intégrité des registres sociaux dans lesquels sont consignés les procès-verbaux et les décisions sociales.

On dit alors que les registres sont cotés et paraphés (ou numérotés et signés).

Les registres de décisions sociales peuvent être tenus sur support papier ou sous forme électronique. Les règles à respecter dépendent du support choisi et de la forme juridique de la société :

Lorsque la société opte pour un registre papier, les obligations de cotation et de paraphe varient selon sa forme juridique. Le tableau ci-dessous récapitule les registres concernés et précise si ces formalités sont obligatoires ou facultatives :

Les procès-verbaux peuvent être établis sur des feuilles mobiles plutôt que dans un registre relié. Ces feuilles doivent être numérotées sans discontinuité, paraphées et revêtues du sceau de l'autorité compétente. Une fois remplies, même partiellement, elles sont réunies aux précédentes et conservées dans l'ordre.

Pour en savoir plus sur les registres des procès-verbaux, consulter notre fiche sur les registres obligatoires d’une société.

Les sociétés peuvent tenir leurs registres de décisions sociales sous forme électronique.

Les procès-verbaux doivent alors être établis et conservés sous forme électronique. Ils doivent être signés au moyen d'une signature électronique avancée et faire l'objet d'un horodatage permettant de garantir leur date.

Pour en savoir plus sur la signature électronique :

Lorsque ces conditions sont respectées, le registre électronique n'a pas à être présenté à une autorité pour être coté et paraphé.

Les commerçants doivent également tenir des documents comptables (livre-journal et grand-livre). Contrairement aux registres de décisions sociales (registres d’assemblées d’associés ou d’actionnaires et registres d’assemblées des conseils d’administration ou de surveillance), ces livres ne sont pas soumis à une obligation de cotation et de paraphe. Le commerçant peut toutefois demander gratuitement au greffier du tribunal compétent de les coter et de les parapher.

Ces livres peuvent aussi être tenus sous forme électronique. Dans ce cas, ils doivent être identifiés, numérotés et datés dès leur établissement.

Pour faire coter et parapher un registre d’assemblées, il faut le présenter, avant sa première utilisation, à une autorité compétente.

Selon le registre et les modalités proposées par le service compétent, la cotation et le paraphe peuvent être effectués auprès de l'une des autorités suivantes :

• Maire ou adjoint au maire (à la mairie du siège social de la société) :

• Greffier du tribunal de commerce (ou du tribunal des activités économiques lorsque celui-ci est compétent)

• Juge du tribunal judiciaire

Le registre doit être présenté vierge, avant toute inscription. L'autorité compétente procède alors :

• à la numérotation continue des pages (cotation)
• à l'apposition d'une signature abrégée, à une date certaine (paraphe)

Le coût varie en fonction de l'autorité qui cote et paraphe le document :

La cotation et le paraphe effectués par le maire ou son adjoint sont gratuits.

Lorsque la cotation et le paraphe sont réalisés par le greffe du tribunal compétent, ils sont facturés 2,44 € TTC par livre. Des frais d'envoi peuvent s'ajouter lorsque le registre est retourné par courrier.

Pour le greffe du tribunal des activités économiques de Paris, les frais d’envoi s’élèvent à 14,47 € de 0 à 1 kg, à 16,87 € de 1 à 2 kg, et à 20,87 € pour plus de 2 kg.